Whistle-blowing

Informazioni sul whistleblowing – la segnalazione di violazioni nella VOG Products Soc. Agricola Coop.

La VOG Products Soc. Agricola Coop. (di seguito denominata anche “cooperativa”) ha istituito un canale di segnalazione interno in conformità alle disposizioni normative in materia di segnalazione di violazioni (il cosiddetto whistleblowing ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023). Di seguito troverete le risposte più importanti alle domande in merito.

Cosa si intende per “whistleblowing”?

Il whistleblowing (letteralmente “svelare”) è il processo mediante il quale si forniscono informazioni relative a violazioni o atti non autorizzati di cui la persona segnalante è venuta a conoscenza all´interno del suo ambiente di lavoro.

Chi è una persona segnalante?

Le seguenti persone possono essere considerate come persone segnalanti:

• Dipendenti della cooperativa;
• Lavoratori autonomi e titolari di un contratto di collaborazione con la cooperativa (ad esempio, fornitori);
• Liberi professionisti e consulenti che forniscono servizi/attività per la cooperativa;
• Dipendenti di fornitori o aziende che forniscono servizi/attività per la cooperativa;
• Soci e mandatari della cooperativa, nonché persone con funzioni di amministrazione, gestione, controllo, supervisione o rappresentanza della cooperativa;

Come possono essere segnalate le violazioni?

Le violazioni possono essere segnalate come segue:

• Canale di segnalazione interno del datore di lavoro / dell’azienda
• Canale di segnalazione esterno dell’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione)
• Divulgazione pubblica
• Denuncia all’autorità giudiziaria o contabile

Quali violazioni possono essere segnalate tramite il canale di segnalazione interno?

Le seguenti violazioni possono essere segnalate tramite il canale di segnalazione interno:

1. Violazioni ai sensi del D.Lgs. n. 231/01 ossia violazioni del modello organizzativo;
2.  Violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti giuridici dell’Unione europea o di disposizioni nazionali che, nel caso della cooperativa, possono influire su quanto segue:
   • Appalti pubblici;
   • Sicurezza e conformità dei prodotti;
   • Sicurezza dei trasporti;
   • Protezione dell’ambiente;
   • Sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali;
   • Salute pubblica;
   • Protezione dei consumatori;
   • Tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
3. Violazioni degli interessi finanziari dell’Unione europea;
4. Violazioni delle norme del mercato interno;
5. Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o le finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione europea.

Quali segnalazioni non rientrano nell’ambito di applicazione del whistleblowing ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023?

Le segnalazioni di seguito elencate non rientrano nell’ambito di applicazione del decreto n. 24/2023. A tali segnalazioni non si applicano le tutele a favore della persona segnalante:

• Rapporti che hanno uno sfondo puramente personale (ad esempio, questioni di diritto del personale, preoccupazioni personali dei dipendenti, problemi interpersonali con colleghi di lavoro e/o superiori).
• Diffusione di voci;
• Diffamazione e/o sospetti infondati nei confronti dei colleghi;
• Rapporti già regolamentati dalla legislazione europea o nazionale;

Come si effettua una segnalazione interna?​

Per la trasmissione delle segnalazioni interne si possono utilizzare i seguenti mezzi di comunicazione:

• Cassetta postale o invio tramite posta: VOG Products Soc. Agricola Coop., via A. Nobel 1, 39055 Laives, all’attenzione dell’organo di vigilanza. Alla segnalazione deve essere allegata una copia firmata di un documento d’identità. La segnalazione e la copia della carta d’identità devono essere inserite in due buste separate. Entrambe le buste devono essere inserite in una terza busta sigillata con la dicitura “Riservato personale all’attenzione dell’organo di vigilanza”. In questo modo, l’identità del segnalante può essere protetta.

Ai mezzi di comunicazione di cui sopra ha accesso esclusivamente l’organo di vigilanza.
Per la segnalazione deve essere utilizzato il modulo pubblicato sul sito web di www.vog-products.it.

Cosa succede se la segnalazione interna viene trasmessa a un ufficio/una persona non competente per la ricezione?

Nel caso in cui la segnalazione venga erroneamente trasmessa a un destinatario diverso da quello sopra indicato, quest’ultimo è tenuto a trasmettere la segnalazione all’organismo di vigilanza immediatamente e comunque entro 7 giorni e a informarne il segnalante.

La segnalazione può essere comunicata anche nell’ambito di un incontro diretto?

Sì, la persona segnalante ha il diritto di richiedere un incontro diretto con l’organismo di vigilanza per fare una segnalazione. La richiesta può essere presentata attraverso i mezzi di comunicazione sopra citati. L’organismo di vigilanza invierà alla persona segnalante una proposta di incontro entro 7 giorni.

Quali informazioni deve contenere il messaggio interno?

Affinché la segnalazione possa essere elaborata tempestivamente e il suo contenuto possa essere verificato, è necessario che la persona segnalante fornisca informazioni sufficienti.
Per questo motivo, il messaggio dovrebbe includere quanto segue:

• Nome e cognome dell’autore della segnalazione e del dipartimento nel quale svolge la sua attività. Utilizzando il servizio postale, le informazioni sull’identità devono essere fornite in buste separate quando si utilizza il servizio postale (vedi “Come si effettua una segnalazione interna”);
• Descrizione dettagliata dei fatti della presunta violazione;
• Indicazione della/e persona/e coinvolta/e, dell’autore del reato, del complice o di prove sufficienti per identificarli;
• Indicazione delle persone che potrebbero fornire ulteriori informazioni sui fatti del caso (testimoni);

La segnalazione può avvenire anche in forma del tutto anonima, purché adeguatamente circostanziata.

Cosa succede dopo la trasmissione di una segnalazione interna?

Dopo aver ricevuto la segnalazione, l’organismo di vigilanza effettua una revisione formale. La persona segnalante riceverà una conferma di ricezione entro 7 giorni. L’organismo di vigilanza può richiedere alla persona segnalante ulteriori informazioni pertinenti. Dopo la verifica dei fatti e comunque entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento (o, in assenza di un riscontro, dopo 3 mesi dalla scadenza dei 7 giorni dalla trasmissione della segnalazione), la persona segnalante sarà informata della fondatezza o dell’infondatezza dei fatti. Nel caso in cui i fatti siano ritenuti fondati, l’organismo di vigilanza informerà il consiglio di amministrazione, il comitato di controllo e il direttore affinché vengano presi gli opportuni provvedimenti.

Come viene tutelata la persona segnalante?

La persona segnalante sarà protetta da sanzioni dirette e indirette, discriminazioni e ritorsioni. Inoltre, la cooperativa si impegna a rispettare tutti i requisiti relativi alla protezione dei dati personali e alla riservatezza nei confronti della persona segnalante.

A quali condizioni è possibile trasmettere un avviso tramite un canale di segnalazione esterno?

Ai sensi dell’articolo 6 del D.Lgs. n. 24/2023, la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna, se al momento della presentazione ricorre una delle seguenti condizioni:

• Nell’ambiente di lavoro della persona segnalante non è previsto un canale di segnalazione interno obbligatorio o, anche se obbligatorio, il canale di segnalazione interno non è attivo o non è conforme alla legge;
• La persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna che non ha avuto seguito;
• La persona segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che una segnalazione interna non avrebbe seguito o che possa determinare il rischio di ritorsioni;
• La persona segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che la violazione possa rappresentare un rischio immediato o palese per il pubblico interesse.

Le violazioni o le infrazioni relative al modello organizzativo ai sensi del D.Lgs. n. 231/01 possono essere segnalate solo attraverso i canali di segnalazione interni.

Come viene effettuata una segnalazione esterna?

Il destinatario delle segnalazioni esterne è l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione). Le segnalazioni possono essere trasmesse come segue:

1. Per iscritto attraverso la piattaforma informatica
2. Oralmente tramite linea telefonica
3. Su richiesta, tramite incontro diretto

Per informazioni dettagliate sui canali di segnalazione predisposti dall’ANAC, si rimanda al sito www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Quali sono i requisiti per la diffusione pubblica di una violazione?

La persona segnalante che rivela pubblicamente una violazione è soggetta alle tutele previste dal decreto n. 24/2023 se si verifica una delle seguenti condizioni:

1. La persona segnalante ha effettuato in precedenza una segnalazione interna e una esterna o ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non ha ricevuto risposta in merito alle misure previste o intraprese per dare seguito alla segnalazione entro i termini previsti;
2. La persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
3. La persona segnalante ha ragionevoli motivi per ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsione o non possa essere efficacemente perseguita a causa delle particolari circostanze del caso. Ad esempio, qualora le prove possano essere occultate o distrutte o se vi è il fondato timore che la persona che ha ricevuto la segnalazione stia collaborando o sia coinvolta nella violazione stessa.

Una violazione può essere segnalata anche all’autorità giudiziaria o contabile?

Oltre ai canali di segnalazione interni ed esterni e alla divulgazione pubblica, il decreto n. 24/2023 prevede anche la possibilità di segnalare le violazioni all’autorità giudiziaria o contabile. A tal fine, si prega di contattare le rispettive istituzioni.